Les documents garant location sont souvent la partie la plus lente d'un dossier : le candidat dépose ses pièces, puis il faut attendre celles d'un parent ou d'un ami qui n'a pas toujours le dossier sous la main. Pour un bailleur ou une agence, la question est aussi juridique : que peut-on exiger d'un garant, et que n'a-t-on pas le droit de lui demander ? La réponse dépend du type de garantie : caution personne physique, caution personne morale ou garantie Visale. Ce guide reprend la liste officielle, les règles de cumul avec l'assurance loyers impayés et les points de vigilance sur l'acte de cautionnement.
Documents garant location : ce que fixe le décret n° 2015-1437
Les pièces justificatives qu'un bailleur peut demander au garant sont fixées par l'annexe II du décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, comme celles du candidat figurent à l'annexe I (détaillée dans notre guide sur les pièces du dossier locataire selon le décret n° 2015-1437). La liste est limitative : ce qui n'y figure pas ne peut pas être exigé. Les pièces peuvent être fournies en copie, rédigées ou traduites en français, avec les montants convertis en euros, et le bailleur peut demander à voir les originaux.
Demander une pièce interdite expose le bailleur ou son mandataire à une amende administrative pouvant atteindre 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale.
Les pièces d'une caution personne physique
Le garant physique (un parent, un proche) doit justifier de quatre choses : son identité, son domicile, son activité professionnelle et ses ressources. Le tableau ci-dessous reprend les documents garant physique prévus par le décret.
| Catégorie | Combien | Documents possibles |
|---|---|---|
| Identité | Une pièce | Carte d'identité, passeport ou permis de conduire, français ou étranger, en cours de validité, avec photographie et signature ; titre de séjour pour un garant étranger |
| Domicile | Une seule pièce | Dernière quittance de loyer, facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de trois mois, attestation d'assurance logement de moins de trois mois, dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale |
| Activité professionnelle | Une ou plusieurs | Contrat de travail ou de stage, attestation employeur, carte professionnelle, extrait K ou K bis de moins de trois mois, extrait D1, certificat d'identification de l'INSEE pour un indépendant |
| Ressources | Une ou plusieurs | Dernier avis d'imposition ou de non-imposition, trois derniers bulletins de salaire, deux derniers bilans pour un non-salarié, justificatifs de pensions, retraites, prestations sociales, revenus fonciers ou de capitaux |
À la différence du candidat, le garant justifie son domicile par une facture ou une attestation d'assurance récente : on ne lui demande pas trois quittances. Pour les détails de chaque catégorie (cas de l'étudiant, du retraité, de l'indépendant), le texte de l'annexe II fait foi.
Les pièces interdites, garant compris
L'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 s'applique au garant comme au candidat : pas de relevé de compte bancaire, pas d'attestation de bonne tenue de compte, pas de photo d'identité en dehors de celle de la pièce d'identité, pas de carte Vitale, pas de contrat de mariage, pas d'extrait de casier judiciaire. Par ailleurs, l'article 22-1 de la même loi interdit de refuser une caution au motif qu'elle n'a pas la nationalité française ou qu'elle ne réside pas en métropole.
Caution personne morale : les documents à demander
Lorsque la caution est une société, une banque ou un organisme, les pièces sont beaucoup plus courtes. Le décret prévoit deux documents :
- Un extrait K bis original de moins de trois mois, ou les statuts, ou toute autre pièce justifiant de l'existence légale de la personne morale ;
- Un justificatif d'identité du représentantde la personne morale, tel qu'il figure sur ces documents.
Pas de bilans, pas de relevés : la solidité de l'engagement se lit dans l'acte de cautionnement lui-même, qui doit être signé par une personne habilitée.
Garantie Visale : un visa, pas de pièces de caution
Visale est la garantie gratuite d'Action Logement. Le locataire fait sa demande sur visale.fr et, s'il est éligible, reçoit un visa qui atteste qu'il bénéficie de la garantie. Côté documents garantie Visale, c'est ce visa, et lui seul, que le bailleur peut demander au titre de la garantie : il n'y a pas de garant personne physique, donc pas de bulletins ni d'avis d'imposition de garant à exiger.
Le bailleur vérifie ensuite le visa et finalise la garantie selon la procédure décrite sur visale.fr. Visale est conçue comme une garantie à part entière : ses conditions excluent en principe le cumul avec une autre caution ou une assurance loyers impayés pour le même bail. Vérifiez les conditions en vigueur avant la signature.
Caution et assurance loyers impayés : la règle du non-cumul
L'article 22-1 de la loi du 6 juillet 1989 pose une règle souvent méconnue : un bailleur qui a souscrit une assurance, ou toute autre forme de garantie, couvrant les obligations locatives du locataire ne peut pas exiger en plus un cautionnement, sous peine de nullité de celui-ci. L'exception concerne le logement loué à un étudiant ou à un apprenti.
Lorsque le bailleur est une personne morale, la règle est différente : il ne peut en principe pas exiger de caution, sauf si la caution est un organisme habilité (comme Visale) ou si le logement est loué à un étudiant ne bénéficiant pas d'une bourse de l'enseignement supérieur. Les sociétés civiles constituées exclusivement entre parents et alliés jusqu'au quatrième degré inclus sont traitées comme des bailleurs personnes physiques. En cas de doute sur une situation précise, l'ADIL de votre département renseigne gratuitement.
L'acte de cautionnement location et ses mentions
Collecter les pièces du garant ne suffit pas : son engagement se matérialise par un acte de cautionnement, distinct du bail ou intégré à celui-ci. Pour les cautionnements conclus depuis le 1er janvier 2022, l'article 2297 du Code civil prévoit que la caution personne physique appose elle-même une mention par laquelle elle s'engage à payer, en cas de défaillance du locataire, dans la limite d'un montant exprimé en toutes lettres et en chiffres. Si la caution renonce aux bénéfices de discussion ou de division (caution solidaire), elle doit le reconnaître dans cette mention. Cette mention peut être apposée par voie électronique.
L'article 22-1 de la loi de 1989 ajoute des exigences propres au bail d'habitation, notamment l'indication du montant du loyer et de ses conditions de révision, et la remise d'un exemplaire du bail à la caution. La rédaction exacte des mentions conditionne la validité de l'engagement : appuyez-vous sur un modèle à jour et, en cas de doute, sur un professionnel du droit.
Les erreurs fréquentes avec les pièces justificatives du garant
- Demander des relevés bancaires au garant « pour être sûr » : c'est interdit, même avec son accord.
- Exiger un garant en plus d'une assurance loyers impayés hors cas de l'étudiant ou de l'apprenti : la caution est alors nulle.
- Réclamer des pièces de caution à un locataire couvert par Visale, alors que le visa suffit.
- Faire transiter les pièces du garant par le candidat : documents retransférés de messagerie en messagerie, photos illisibles, et un garant qui n'est jamais informé du traitement de ses données. Le référentiel de la CNIL sur la gestion locative prévoit que le garant soit informé dans un délai d'un mois après la réception du dossier.
- Négliger l'acte de cautionnement : un dossier de garant complet ne remplace pas un engagement valablement rédigé et signé.
Collecter les pièces du garant avec Plyq
Avec le logiciel dossier locataire Plyq, vous créez la demande depuis le modèle « dossier locataire » et activez le volet garant. Le candidat et chaque garant reçoivent chacun leur propre lien de dépôt, sans création de compte et utilisable depuis un téléphone : le garant dépose directement ses pièces, sans passer par le candidat.
- Une liste conforme au décret, distincte pour le candidat et pour le garant.
- Des relances automatiques qui ne portent que sur les pièces manquantes, à un rythme souple, standard ou soutenu, et qui s'arrêtent dès réception. Pour vos messages manuels, voyez nos modèles d'email de relance de pièces manquantes.
- Une vérification par IA au dépôt : la pièce est-elle la bonne, sur la bonne période ? C'est une aide, vous validez ou rejetez chaque pièce avec un motif. Elle ne détecte pas les faux documents : nos conseils pour repérer un faux dossier locataire restent valables.
- La signature électronique intégrée, puis une durée de rétention choisie et une purge automatique.
Pour organiser l'ensemble du parcours, de la visite à la signature, consultez notre guide sur la collecte des dossiers locataires en agence.
Questions fréquentes
Garant location : quels documents peut-on lui demander ?
Pour une caution personne physique, le décret n° 2015-1437 autorise une pièce d'identité en cours de validité, un seul justificatif de domicile, un ou plusieurs justificatifs d'activité professionnelle et un ou plusieurs justificatifs de ressources, chacun choisi dans une liste fermée. Toute autre pièce, comme un relevé bancaire, est interdite.
Quels documents fournir avec la garantie Visale ?
Le locataire présente le visa délivré par Action Logement, qui atteste qu'il bénéficie de la garantie. Aucune pièce de caution (bulletins, avis d'imposition d'un garant) n'est à demander : le garant est l'organisme lui-même. Les conditions du dispositif se consultent sur visale.fr.
Quels documents demander à une caution personne morale ?
Deux documents : un extrait K bis original de moins de trois mois de la société, ou ses statuts ou toute autre pièce justifiant son existence légale, et un justificatif d'identité du représentant de la personne morale figurant sur ces documents.
Peut-on cumuler une caution et une assurance loyers impayés ?
Non, en principe. L'article 22-1 de la loi du 6 juillet 1989 interdit au bailleur qui a souscrit une assurance ou une autre forme de garantie des loyers d'exiger en plus une caution, sous peine de nullité, sauf si le logement est loué à un étudiant ou à un apprenti.
L'acte de cautionnement doit-il être manuscrit ?
Depuis le 1er janvier 2022, l'article 2297 du Code civil exige que la caution personne physique appose elle-même la mention par laquelle elle s'engage, mais cette mention peut être apposée par voie électronique si le procédé garantit qu'elle émane bien de la caution. L'écriture à la main n'est donc plus la seule forme possible.
Références : décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, annexe II ; articles 22-1 et 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 ; article 2297 du Code civil (ordonnance n° 2021-1192 du 15 septembre 2021) ; service-public.gouv.fr, fiches « Caution du locataire » et « Pièces justificatives » ; anil.org, « Réforme du droit des sûretés » ; visale.fr ; CNIL, référentiel relatif à la gestion locative (2021). Cet article est une synthèse d'information, pas un conseil juridique.