Solutions · RH & recrutement
Les documents d'embauche de vos salariés, réunis avant le premier jour
L'onboarding administratif, c'est une dizaine de pièces justificatives à réunir vite : identité, RIB, diplômes, attestations. Plyq automatise la collecte des documents d'embauche : le futur salarié reçoit un lien de dépôt unique, sans compte, Plyq relance automatiquement ce qui manque et vous livre un dossier d'embauche salarié complet, prêt à rejoindre le dossier du personnel avant même la DPAE.
- Hébergé en Europe
- Documents chiffrés
- Dépôt sans compte client
- Conforme au RGPD
Le quotidien sans Plyq
Trois problèmes que vous connaissez par cœur
Un onboarding administratif qui déraille dès le premier jour
Le contrat est signé mais le RIB n'est pas arrivé, la carte vitale non plus, et la mutuelle attendra. L'intégration commence par une chasse aux documents au lieu d'un accueil réussi, et la paie du premier mois en pâtit.
Des pièces sensibles éparpillées dans les boîtes mail
Pièces d'identité et RIB qui traînent en pièces jointes, transferts entre collègues, aucune traçabilité : pour des données aussi sensibles que celles d'un dossier du personnel, l'email est le pire des canaux.
Des volumes qui explosent en période de recrutement
Campagne de recrutement, saisonniers, alternants de septembre : multiplier les embauches, c'est multiplier les relances individuelles. Sans automatisation, l'équipe RH passe ses journées à réclamer les mêmes documents.
Avec Plyq
Le même dossier, en trois étapes
- 1
Créez la demande depuis le template « onboarding salarié »
La liste des pièces d'embauche est prête : vous l'ajustez au poste (permis, habilitations, titre de séjour) et l'envoyez dès la promesse d'embauche acceptée. Une minute par recrue.
- 2
Le futur salarié dépose depuis son téléphone
Il reçoit un lien unique, voit la liste exacte des documents attendus et les photographie ou téléverse, sans créer de compte. Ce qui est validé ou à refaire est visible en temps réel de son côté.
- 3
Plyq relance, vérifie et classe
Les relances automatiques ne réclament que les pièces manquantes et s'arrêtent dès réception. L'IA signale au dépôt une pièce hors sujet ou hors période, vous validez ou rejetez avec un motif, et les documents validés se rangent dans votre Drive, OneDrive ou SharePoint, prêts pour le dossier du personnel.
Le détail des trois étapes, du portail de dépôt sans compte aux relances automatiques : voir le fonctionnement.
Template prêt à l'emploi
Votre checklist onboarding RH : le template « onboarding salarié »
Une checklist d'intégration salarié côté pièces : les documents classiques d'un dossier d'embauche, à ajuster selon le poste et la convention applicable. Les formalités qui restent à votre charge (DPAE, registre unique du personnel, visite d'information et de prévention) se suivent à côté.
Ce template est disponible dans Plyq dès la création d'une demande : chaque pièce est éditable, marquable obligatoire ou optionnelle, et vous pouvez enregistrer vos propres variantes.
Pièces du template
- Pièce d'identité ou titre de séjour en cours de validité
- RIB au nom du salarié
- Carte vitale ou attestation de droits
- Diplômes et certifications requis pour le poste
- Justificatif de domicile
- Permis de conduiresi le poste l'exige
- Photo d'identitébadge, trombinoscope (optionnelle)
Pensé pour votre métier
Ce qui fait la différence au quotidien
Vérification IA de chaque pièce
Un justificatif de domicile déposé à la place du RIB, une carte d'identité expirée : l'IA le signale avant votre revue. Moins d'allers-retours, des dossiers propres du premier coup.
Contrat et attestations signés dans le même lien
La signature électronique est intégrée : le futur salarié dépose ses pièces et signe son contrat ou une attestation au même endroit. Le document signé rejoint directement son dossier d'embauche.
Zéro stockage, hébergement en Europe
Les données sont hébergées en Europe (Francfort). En mode zéro-stockage, les pièces validées partent vers votre Google Drive, OneDrive ou SharePoint et ne restent pas chez Plyq : le dossier du personnel vit là où vous l'avez décidé.
RGPD par construction
Durée de rétention configurable avec purge automatique, liens de dépôt uniques, journal d'audit des actions, export et suppression des données en un clic : les données du personnel sont traitées comme elles doivent l'être.
Un projet par campagne de recrutement
Regroupez les dossiers des saisonniers de l'été ou de la promo d'alternants dans un projet : vous voyez d'un coup d'œil qui est complet et qui bloque, sans ouvrir chaque dossier.
API pour votre SIRH
Déclenchez automatiquement une demande de pièces à la signature de la promesse d'embauche depuis votre SIRH ou votre ATS, via l'API Plyq (jetons sécurisés, documentation intégrée).
Questions fréquentes
On vous répond
Qu'est-ce que l'onboarding administratif d'un salarié ?→
C'est l'ensemble des démarches qui précèdent et accompagnent l'arrivée d'une recrue : collecte des documents d'embauche, DPAE, contrat de travail, inscription au registre unique du personnel, affiliation à la mutuelle et visite d'information et de prévention. Plyq prend en charge la partie collecte et signature, pour que le dossier soit complet avant le premier jour.
Que mettre dans une checklist onboarding RH ?→
Côté salarié : pièce d'identité ou titre de séjour, carte Vitale ou attestation de droits, RIB, justificatif de domicile, et selon le poste diplômes, permis ou habilitations. Côté employeur : DPAE avant la prise de poste, contrat et informations écrites sur la relation de travail, registre unique du personnel, mutuelle, visite d'information et de prévention. Le template « onboarding salarié » de Plyq couvre la liste des pièces et reste modifiable.
Le futur salarié doit-il installer une application ?→
Non. Il reçoit un lien unique par email, ouvre la page et dépose ses documents depuis son téléphone ou son ordinateur. Aucun compte, aucun mot de passe : même un candidat peu à l'aise avec le numérique complète son dossier en quelques minutes.
Comment Plyq protège-t-il les données des salariés ?→
Les documents transitent par des liens uniques et non devinables, sont contrôlés au dépôt (type et contenu réel) et hébergés en Europe avec chiffrement. Vous définissez la durée de conservation, la purge est automatique au-delà, et chaque action est tracée dans le journal d'audit.
Quelles pièces peut-on demander dans un dossier d'embauche salarié ?→
Uniquement celles nécessaires à la gestion du contrat de travail, conformément au principe de minimisation du RGPD et au référentiel de la CNIL sur la gestion du personnel. Aucune information de santé, aucun relevé bancaire, et un extrait de casier judiciaire seulement si un texte le prévoit pour le poste. Le détail figure dans notre guide des documents à fournir pour une embauche.
Peut-on gérer plusieurs embauches en parallèle ?→
Oui : une demande par recrue, regroupées dans un projet par campagne (saisonniers, alternance, ouverture de site). Le tableau de bord montre qui est complet, qui a des pièces à refaire et qui n'a encore rien déposé.
Et pour l'intérim ou les renouvellements réguliers ?→
Vos templates personnalisés se réutilisent à l'infini : la liste de pièces d'un profil type (intérimaire, cadre, apprenti) est prête en un clic, et l'historique des demandes garde la trace de ce qui a déjà été collecté.
Plyq peut-il s'intégrer à notre SIRH ?→
Oui, via l'API REST : création de demandes, suivi de complétude et récupération des statuts depuis vos outils. Les pièces validées peuvent aussi être exportées automatiquement vers votre Drive ou SharePoint, où votre SIRH vient les chercher.
Plyq accompagne aussi d'autres métiers : Expertise comptable · Immobilier & gestion locative