Une checklist onboarding RH sert à une chose : que rien ne dépende de la mémoire de quelqu'un. L'intégration d'un nouveau salarié mobilise au moins deux personnes, le service RH et le manager, sur des échéances qui s'étalent sur trois mois. Certaines sont légales (DPAE, information écrite, visite d'information et de prévention), d'autres relèvent de la qualité d'accueil. Voici une check list d'intégration salarié datée de J-15 à J+90, en deux colonnes.
Les tableaux ci-dessous se lisent par période et servent à la fois de checklist onboarding salarié et de checklist onboarding manager. La colonne « RH » regroupe l'onboarding administratif, la colonne « Manager » ce qui relève de l'équipe. Adaptez-les à votre convention collective et au type de contrat : un CDD, un apprenti ou un salarié étranger ajoutent leurs propres formalités.
Avant l'arrivée (J-15 à J-1) : documents, DPAE, matériel
C'est la période la plus chargée côté administratif, et celle où le futur salarié est le moins disponible : il est souvent encore en poste ailleurs. Envoyez la liste des documents à fournir pour une embauche dès la signature de la promesse, plutôt que la veille.
| Quand | RH | Manager |
|---|---|---|
| J-15 | Envoyer la liste des pièces : pièce d'identité ou titre de séjour, carte Vitale ou attestation de droits, RIB, justificatif de domicile, diplômes ou habilitations si le poste l'exige | Rédiger la fiche de poste et les premiers objectifs, désigner un référent |
| J-15 à J-10 | Préparer le contrat de travail et le faire signer ; salarié étranger hors Union européenne : vérifier le titre auprès de la préfecture au moins 2 jours ouvrables avant l'embauche | Commander le matériel, demander les accès (messagerie, outils métier, badge) |
| J-8 à J-1 | Effectuer la DPAE auprès de l'Urssaf ou de la MSA, au plus tôt 8 jours avant l'embauche et avant la prise de poste | Bâtir le planning de la première semaine, prévenir l'équipe |
| J-3 | Relancer les pièces manquantes, préparer l'affiliation à la complémentaire santé collective | Envoyer un message d'accueil : horaires, lieu, interlocuteur du premier jour |
Les relances sont le point faible de cette période. Si vous les faites encore à la main, nos modèles d'email de relance pour pièces manquantes vous feront gagner du temps, et notre guide sur les limites de la demande de documents par mail explique pourquoi une boîte de réception se prête mal à un dossier salarié.
Le jour J : accueil et remise des documents
| RH | Manager |
|---|---|
| Inscrire le salarié au registre unique du personnel, dans l'ordre des embauches | Accueillir le salarié en personne, présenter l'équipe et les lieux |
| Remettre ou faire signer le contrat s'il ne l'est pas encore (un CDD doit être transmis au plus tard 2 jours ouvrables après l'embauche) | Vérifier que le poste, le matériel et les accès fonctionnent |
| Porter le règlement intérieur à la connaissance du salarié lorsque l'entreprise en a un (il est obligatoire à partir de 50 salariés) | Présenter le planning de la semaine et le référent |
| Remettre la notice de la complémentaire santé ou recueillir la demande de dispense | Expliquer les règles de fonctionnement de l'équipe |
La première semaine : sécurité, outils, premiers objectifs
Le Code du travail impose à l'employeur d'organiser une formation pratique et appropriée à la sécurité au bénéfice des travailleurs qu'il embauche. Son contenu dépend du poste : consignes d'évacuation pour un poste de bureau, beaucoup plus pour un poste exposé.
- RH : remettre les informations écrites dues au plus tard le septième jour calendaire suivant l'embauche (identité des parties, lieu de travail, poste, date d'embauche, période d'essai, rémunération, durée du travail, terme pour un CDD), si elles ne figurent pas déjà dans le contrat.
- RH : organiser la formation à la sécurité et vérifier que toutes les pièces du dossier sont reçues.
- Manager : fixer deux ou trois objectifs pour le premier mois, prévoir un point en fin de semaine.
- Manager : s'assurer que le référent est disponible et que les formations aux outils métier sont planifiées.
Le premier mois : information écrite complète et point manager
| Quand | RH | Manager |
|---|---|---|
| Avant J+30 | Remettre le reste des informations écrites sur la relation de travail (congés, procédure de rupture, formation, protection sociale, convention collective applicable), au plus tard un mois après l'embauche | Point d'étape à un mois : objectifs, difficultés, besoins de formation |
| Fin du premier mois | Vérifier la première paie et l'affiliation à la complémentaire santé | Ajuster les objectifs pour les deux mois suivants |
Trois mois : visite d'information et de prévention et période d'essai
La visite d'information et de prévention doit être réalisée dans un délai de 3 mois à compter de la prise effective du poste. Elle doit intervenir avant l'affectation pour les travailleurs de nuit et les mineurs, et les postes à risques relèvent d'un suivi individuel renforcé.
La période d'essai n'existe que si elle est prévue dans le contrat ou la lettre d'engagement. En CDI, sa durée maximale initiale est de 2 mois pour les ouvriers et employés, 3 mois pour les agents de maîtrise et techniciens, 4 mois pour les cadres. Un renouvellement unique n'est possible que si un accord de branche étendu le prévoit, que le contrat le mentionne et que le salarié l'accepte par écrit pendant la période initiale. Attention au délai de prévenance en cas de rupture : il augmente avec le temps de présence.
| Quand | RH | Manager |
|---|---|---|
| Avant J+90 | S'assurer que la visite d'information et de prévention a eu lieu | Point à deux mois, retours du référent |
| Avant la fin de la période d'essai | Rappeler au manager la date de fin d'essai prévue au contrat et le délai de prévenance | Bilan formel : confirmation, renouvellement si les conditions sont réunies, ou rupture |
| J+90 | Clore le dossier d'onboarding, appliquer les durées de conservation | Fixer les objectifs de la suite |
Les pièces collectées pendant l'onboarding rejoignent ensuite le dossier du salarié, avec chacune sa durée de conservation : le détail est dans notre article sur le dossier du personnel et la durée de conservation des documents RH.
Automatiser la partie administrative de la checklist
La colonne « RH » de J-15 à J-1 est presque entièrement de la collecte et de la relance. C'est ce que couvre l'onboarding administratif avec Plyq: un template « onboarding salarié », un lien de dépôt unique que le futur salarié ouvre depuis son téléphone, sans créer de compte, et des relances automatiques des seules pièces manquantes, qui s'arrêtent dès réception. À chaque dépôt, une IA vérifie que la pièce est la bonne et sur la bonne période ; c'est une aide, vous validez ou rejetez avec un motif, et elle ne détecte pas les faux documents. Le contrat et les attestations peuvent se signer électroniquement dans le même lien.
Côté données, vous choisissez la durée de rétention et la purge est automatique ; les documents peuvent aussi partir directement vers Google Drive, OneDrive ou SharePoint sans rester chez nous. L'hébergement est en Europe (Francfort). Plyq n'est ni un SIRH ni un logiciel de paie : il s'occupe de la collecte, le reste de la checklist reste entre vos mains. Pour les règles RGPD qui s'appliquent à ces pièces, voir notre guide sur le RGPD et la collecte de documents.
Questions fréquentes
Que mettre dans une checklist onboarding RH ?
Une checklist onboarding RH couvre cinq temps : avant l'arrivée (documents du salarié, DPAE, matériel et accès), le jour J (accueil, remise des documents, règlement intérieur le cas échéant), la première semaine (formation à la sécurité, premiers objectifs), le premier mois (information écrite complète, point manager) et les trois premiers mois (visite d'information et de prévention, bilan avant la fin de la période d'essai).
Quand faire la DPAE pour un nouveau salarié ?
La déclaration préalable à l'embauche s'effectue auprès de l'Urssaf (ou de la MSA) avant la prise de poste effective, et au plus tôt 8 jours avant la date d'embauche.
Quels documents remettre au salarié le premier jour ?
Le contrat de travail signé s'il ne l'a pas déjà été, les informations écrites sur la relation de travail (une partie doit être remise au plus tard le septième jour calendaire suivant l'embauche, le reste dans le mois), la notice de la complémentaire santé collective et, lorsque l'entreprise en a un, l'accès au règlement intérieur.
Quel est le rôle du manager dans l'onboarding d'un salarié ?
Le manager prépare le poste et le planning de la première semaine, accueille le salarié, fixe des objectifs, organise des points réguliers et prépare le bilan avant la fin de la période d'essai. Le service RH garde la main sur les formalités administratives et les échéances légales.
La visite médicale d'embauche est-elle obligatoire ?
Le cas général est une visite d'information et de prévention, à réaliser dans les 3 mois suivant la prise effective du poste. Elle doit avoir lieu avant l'affectation pour les travailleurs de nuit et les mineurs, et certains postes à risques relèvent d'un suivi individuel renforcé avec un examen médical d'aptitude.
Références : Code du travail (DPAE, registre unique du personnel, information écrite sur la relation de travail, formation à la sécurité, visite d'information et de prévention, période d'essai), fiches service-public.gouv.fr et urssaf.fr. Cet article est une synthèse d'information, pas un conseil juridique.