Un contrat signé ne fait pas un dossier salarié. Entre la promesse d'embauche et le premier jour, l'employeur doit réunir les documents à fournir pour une embauche : certains sont indispensables à la DPAE et à la paie, d'autres dépendent du poste, et quelques uns sont tout simplement interdits. Voici la liste, en trois cercles.
Une embauche fait aussi circuler des papiers dans l'autre sens. D'un côté, les documents à fournir par le salarié(identité, sécurité sociale, RIB, diplômes) ; de l'autre, ce que l'employeur remet ou accomplit(DPAE, contrat de travail, registre unique du personnel, visite d'information et de prévention, mutuelle). Les deux listes sont détaillées ci-dessous, avec un tableau récapitulatif.
Documents à fournir par le salarié : le socle de toute embauche
- Pièce d'identité en cours de validité (carte d'identité recto-verso, passeport, ou titre de séjour avec autorisation de travail)
- Carte Vitale ou attestation de droits : le numéro de sécurité sociale est requis pour la DPAE et la paie
- RIB au nom du salarié, pour le versement du salaire
- Justificatif de domicile récent
- Le cas échéant, document de mutuelle : affiliation ou demande de dispense avec justificatif
Documents pour embauche selon le poste et le profil
- Diplômes et certifications exigés par le poste ou la convention collective
- Habilitations et permis : CACES, habilitation électrique, permis de conduire pour les postes mobiles
- Titre de séjour et autorisation de travail pour les salariés étrangers hors UE, avec vérification préfectorale avant l'embauche
- Autorisation de travail spécifique pour les mineurs
- Certificat de travail du précédent employeur, utile pour attester la libération de tout engagement
- Extrait de casier judiciaire : uniquement si un texte le prévoit pour le poste
Ce que l'employeur remet ou accomplit à l'embauche
Les documents embauche ne se limitent pas à ce que le salarié transmet. Plusieurs formalités reposent sur l'employeur, et certaines ont une date limite :
- DPAE (déclaration préalable à l'embauche) auprès de l'Urssaf ou de la MSA, avant la prise de poste effective. Le salarié doit en être informé, par exemple par une mention dans son contrat ou la remise de l'accusé de réception.
- Vérification du titre de travail d'un salarié étranger hors Union européenne auprès de la préfecture, au moins 2 jours ouvrables avant l'embauche.
- Inscription au registre unique du personnel, dans l'ordre des embauches, dès l'arrivée du salarié dans l'établissement.
- Contrat de travail et information écrite : depuis le 1er novembre 2023, l'employeur remet au salarié un ou plusieurs documents reprenant les informations principales de la relation de travail, une partie dans les 7 jours et le reste dans le mois suivant l'embauche.
- Visite d'information et de prévention auprès du service de prévention et de santé au travail, dans les 3 mois suivant la prise de poste, ou avant l'affectation pour les travailleurs de nuit et les mineurs.
- Affiliation à la complémentaire santé collective (mutuelle d'entreprise), avec remise de la notice d'information de l'organisme, ou enregistrement de la demande de dispense du salarié lorsqu'elle est possible.
- Livret d'accueil le cas échéant (il n'est pas imposé par la loi), et le règlement intérieur lorsque l'entreprise en a un (obligatoire à partir de 50 salariés).
Les documents liés au contrat de travail
Les documents contrat de travail se jouent des deux côtés. Pour rédiger le contrat, l'employeur a besoin des informations d'état civil, de l'adresse, du numéro de sécurité sociale et, si la qualification l'exige, des diplômes : ce sont les documents à fournir par le salarié listés plus haut. En retour :
- Le contrat lui-même : l'écrit est obligatoire pour un CDD, un temps partiel, un contrat d'apprentissage ou d'intérim. Le CDD doit être transmis au salarié au plus tard dans les 2 jours ouvrables suivant l'embauche. Pour un CDI à temps plein, l'écrit reste fortement recommandé.
- Les documents d'information sur la relation de travail (lieu, poste, rémunération, durée du travail, convention collective applicable, etc.), qui peuvent être intégrés au contrat.
- Les annexes utiles : fiche de poste, notice de la mutuelle, règlement intérieur, charte informatique le cas échéant.
Le contrat et ses annexes peuvent se signer électroniquement : c'est plus rapide pour un salarié encore en poste ailleurs, et la version signée rejoint directement le dossier du personnel.
Tableau récapitulatif : qui fournit quoi, et quand
| Document ou formalité | Qui | Quand |
|---|---|---|
| Pièce d'identité ou titre de séjour | Salarié | Avant l'embauche (titre de séjour vérifié en préfecture 2 jours ouvrables avant) |
| Carte Vitale ou attestation de droits | Salarié | Avant la DPAE |
| RIB, justificatif de domicile | Salarié | Avant la première paie |
| Diplômes, habilitations, permis | Salarié | Avant la prise de poste, si le poste l'exige |
| DPAE | Employeur | Avant la prise de poste effective |
| Registre unique du personnel | Employeur | À l'embauche |
| Contrat de travail écrit | Employeur | CDD : au plus tard 2 jours ouvrables après l'embauche |
| Information écrite sur la relation de travail | Employeur | Dans les 7 jours, puis dans le mois suivant l'embauche |
| Visite d'information et de prévention | Employeur | Dans les 3 mois (avant l'affectation pour les mineurs et le travail de nuit) |
| Affiliation mutuelle ou dispense | Employeur et salarié | À l'embauche |
Ce que vous ne pouvez pas demander
Le principe RGPD est la minimisation : ne collecter que ce qui est nécessaire à la gestion du contrat de travail. Sont donc exclus du dossier d'embauche :
- Toute information de santé (l'aptitude relève de la médecine du travail)
- La situation familiale détaillée au-delà de ce que la paie exige
- Le numéro de sécurité sociale des proches, hors ayants droit de la mutuelle
- Les relevés bancaires (le RIB suffit), les jugements, le dossier de crédit
- Tout élément relevant des opinions, de la religion ou de l'appartenance syndicale
La conservation : le point que tout le monde néglige
Collecter proprement ne suffit pas, il faut aussi conserver le juste temps puis purger. Ordres de grandeur usuels : les éléments de paie 5 ans, les mentions du registre unique du personnel 5 ans après le départ du salarié, le dossier du candidat non retenu 2 ans maximum (avec son accord), la copie de pièce d'identité le temps de la vérification. Deux conséquences pratiques :
- Le dossier salarié ne doit pas vivre dans une boîte mail : impossible d'y appliquer une durée de conservation ou de prouver qui a accédé à quoi.
- Chaque type de document mérite sa propre échéance de purge, appliquée automatiquement plutôt que « quand on y pense ».
Collecter les documents d'embauche avant le premier jour
Le vrai défi n'est pas la liste, c'est le calendrier : le candidat est souvent en préavis ailleurs, peu disponible, et la DPAE n'attend pas. Les pratiques qui fonctionnent : envoyer la liste dès la promesse d'embauche, pièce par pièce ; permettre le dépôt depuis un téléphone, sans création de compte ; et confier les rappels à un système plutôt qu'à votre mémoire.
C'est ce que propose l'onboarding administratif Plyq: un template « onboarding salarié » aligné sur cette liste, un lien de dépôt par candidat, sans compte, depuis son téléphone, des relances automatiques des seules pièces manquantes jusqu'au dossier complet, une vérification par IA au dépôt (la bonne pièce, sur la bonne période) que vous validez ou rejetez avec un motif, une durée de rétention que vous fixez, et la purge automatique à l'échéance. Le contrat ou l'attestation peut même se signer dans le même lien.
Questions fréquentes
Quels sont les documents à fournir pour une embauche ?
Le salarié fournit en général une pièce d'identité (ou un titre de séjour valant autorisation de travail), sa carte Vitale ou une attestation de droits, un RIB et un justificatif de domicile. S'y ajoutent selon le poste les diplômes, habilitations ou permis exigés. Aucune information de santé ni pièce sans lien avec l'emploi ne peut être demandée.
Quels documents d'embauche sont obligatoires côté employeur ?
L'employeur doit effectuer la DPAE avant la prise de poste, inscrire le salarié au registre unique du personnel et lui remettre par écrit les informations principales de la relation de travail. Le contrat écrit est obligatoire notamment pour un CDD ou un temps partiel. La visite d'information et de prévention doit être organisée dans les 3 mois suivant la prise de poste.
Le contrat de travail écrit est-il obligatoire ?
Il est obligatoire pour un CDD, un temps partiel, un contrat d'apprentissage ou d'intérim, et le CDD doit être transmis au plus tard dans les 2 jours ouvrables suivant l'embauche. Pour un CDI à temps plein, l'écrit n'est pas imposé en tant que tel, mais l'employeur doit remettre les documents d'information sur la relation de travail. En pratique, un contrat écrit et signé reste la meilleure preuve.
Peut-on demander une copie de la carte Vitale ?
Oui, l'attestation de droits ou la copie de la carte Vitale sert à vérifier le numéro de sécurité sociale pour la DPAE et la paie. En revanche, aucune information de santé ne peut être demandée : l'aptitude relève de la visite d'information et de prévention, pas du dossier RH.
Combien de temps conserver les documents du dossier salarié ?
La CNIL recommande de ne conserver les données que le temps nécessaire à la finalité : la copie de la pièce d'identité n'a pas vocation à rester indéfiniment au dossier une fois l'identité vérifiée, tandis que les bulletins de paie se conservent 5 ans côté employeur. Le réflexe : une durée par type de document, et une purge effective.
Peut-on demander un extrait de casier judiciaire ?
Uniquement si la nature du poste le justifie et qu'un texte le prévoit (sécurité, travail avec des mineurs, professions réglementées). En demande systématique, c'est disproportionné au sens du RGPD.
Que demander à un salarié étranger hors Union européenne ?
Le titre de séjour ou visa valant autorisation de travail, avant l'embauche : l'employeur doit vérifier l'authenticité du titre auprès de la préfecture au moins 2 jours ouvrables avant la date d'effet.
Références : Code du travail (DPAE, vérification des autorisations de travail), référentiel CNIL « gestion du personnel ». Cet article est une synthèse d'information, pas un conseil juridique.