RH & recrutement
Documents d'embauche : la liste complète à demander au salarié (et les limites RGPD)
Pièce d'identité, RIB, carte Vitale, diplômes : la liste des documents à collecter avant le premier jour d'un salarié, ceux qui dépendent du poste, ceux que vous n'avez pas le droit de demander, et les règles de conservation.
Publié le 3 septembre 2026 · 6 min de lecture
Un contrat signé ne fait pas un dossier salarié. Entre la promesse d'embauche et le premier jour, l'employeur doit réunir une série de documents : certains sont indispensables à la DPAE et à la paie, d'autres dépendent du poste, et quelques uns sont tout simplement interdits. Voici la liste, en trois cercles.
Le socle : indispensable pour toute embauche
- Pièce d'identité en cours de validité (carte d'identité recto-verso, passeport, ou titre de séjour avec autorisation de travail)
- Carte Vitale ou attestation de droits : le numéro de sécurité sociale est requis pour la DPAE et la paie
- RIB au nom du salarié, pour le versement du salaire
- Justificatif de domicile récent
- Le cas échéant, document de mutuelle : affiliation ou demande de dispense avec justificatif
Selon le poste et le profil
- Diplômes et certifications exigés par le poste ou la convention collective
- Habilitations et permis : CACES, habilitation électrique, permis de conduire pour les postes mobiles
- Titre de séjour et autorisation de travail pour les salariés étrangers hors UE, avec vérification préfectorale avant l'embauche
- Autorisation de travail spécifique pour les mineurs
- Certificat de travail du précédent employeur, utile pour attester la libération de tout engagement
- Extrait de casier judiciaire : uniquement si un texte le prévoit pour le poste
Ce que vous ne pouvez pas demander
Le principe RGPD est la minimisation : ne collecter que ce qui est nécessaire à la gestion du contrat de travail. Sont donc exclus du dossier d'embauche :
- Toute information de santé (l'aptitude relève de la médecine du travail)
- La situation familiale détaillée au-delà de ce que la paie exige
- Le numéro de sécurité sociale des proches, hors ayants droit de la mutuelle
- Les relevés bancaires (le RIB suffit), les jugements, le dossier de crédit
- Tout élément relevant des opinions, de la religion ou de l'appartenance syndicale
La conservation : le point que tout le monde néglige
Collecter proprement ne suffit pas, il faut aussi conserver le juste temps puis purger. Ordres de grandeur usuels : les éléments de paie 5 ans, le dossier du candidat non retenu 2 ans maximum (avec son accord), la copie de pièce d'identité le temps de la vérification. Deux conséquences pratiques :
- Le dossier salarié ne doit pas vivre dans une boîte mail : impossible d'y appliquer une durée de conservation ou de prouver qui a accédé à quoi.
- Chaque type de document mérite sa propre échéance de purge, appliquée automatiquement plutôt que « quand on y pense ».
Collecter tout ça avant le premier jour
Le vrai défi n'est pas la liste, c'est le calendrier : le candidat est souvent en préavis ailleurs, peu disponible, et la DPAE n'attend pas. Les pratiques qui fonctionnent : envoyer la liste dès la promesse d'embauche, pièce par pièce ; permettre le dépôt depuis un téléphone, sans création de compte ; et confier les rappels à un système plutôt qu'à votre mémoire.
C'est ce que propose Plyq pour les RH et le recrutement: un template « onboarding salarié » aligné sur cette liste, un lien de dépôt par candidat, des relances automatiques jusqu'au dossier complet, une durée de rétention que vous fixez, et la purge automatique à l'échéance. Le contrat ou l'attestation peut même se signer dans le même lien.
Questions fréquentes
Peut-on demander une copie de la carte Vitale ?
Oui, l'attestation de droits ou la copie de la carte Vitale sert à vérifier le numéro de sécurité sociale pour la DPAE et la paie. En revanche, aucune information de santé ne peut être demandée : l'aptitude relève de la visite d'information et de prévention, pas du dossier RH.
Combien de temps conserver les documents du dossier salarié ?
La CNIL recommande de ne conserver les données que le temps nécessaire à la finalité : la copie de la pièce d'identité n'a pas vocation à rester indéfiniment au dossier une fois l'identité vérifiée, tandis que les bulletins de paie se conservent 5 ans côté employeur. Le réflexe : une durée par type de document, et une purge effective.
Peut-on demander un extrait de casier judiciaire ?
Uniquement si la nature du poste le justifie et qu'un texte le prévoit (sécurité, travail avec des mineurs, professions réglementées). En demande systématique, c'est disproportionné au sens du RGPD.
Que demander à un salarié étranger hors Union européenne ?
Le titre de séjour ou visa valant autorisation de travail, avant l'embauche : l'employeur doit vérifier l'authenticité du titre auprès de la préfecture au moins 2 jours ouvrables avant la date d'effet.
Références : Code du travail (DPAE, vérification des autorisations de travail), référentiel CNIL « gestion du personnel ». Cet article est une synthèse d'information, pas un conseil juridique.