La collecte des dossiers locataires occupe une part importante du temps d'une agence : pièces envoyées en plusieurs fois, garants qui répondent tard, photos illisibles, dossiers comparés alors qu'ils sont encore incomplets. Le problème tient rarement au volume de candidatures, plutôt à l'absence de méthode entre la visite et la signature du bail. Ce guide propose un déroulé en sept étapes pour recevoir des dossiers complets, les comparer sur une base égale et refermer proprement chaque candidature, y compris celles qui ne sont pas retenues.
Pourquoi structurer la collecte des dossiers locataires
Un dossier location agence réunit des données sensibles (identité, revenus, situation professionnelle) sur plusieurs personnes : le ou les candidats, et souvent un ou deux garants. Quand ces pièces arrivent par email, par messagerie instantanée et en main propre, trois risques apparaissent : le dossier n'est jamais vraiment complet, l'agence perd la trace de ce qui a été reçu, et les copies se multiplient sans que personne ne sache quand les supprimer. Structurer la collecte répond aux trois à la fois.
Les sept étapes d'un dossier locataire en agence immobilière
| Étape | Moment | Ce que fait l'agence |
|---|---|---|
| 1. Ouvrir une demande | Après la visite | Une demande par candidat, avec la liste des pièces autorisées |
| 2. Séparer le garant | Même moment | Un lien de dépôt propre à chaque garant |
| 3. Recevoir en ligne | Dans les jours qui suivent | Dépôt sécurisé plutôt que pièces jointes |
| 4. Contrôler à réception | À chaque dépôt | Bonne pièce, bonne période, lisibilité, cohérence |
| 5. Relancer | Tant qu'il manque une pièce | Relance limitée aux pièces manquantes |
| 6. Comparer | Dossiers complets | Grille identique pour tous, choix du bailleur ou de l'agence |
| 7. Répondre et purger | Après la décision | Réponse à chaque candidat, suppression des dossiers non retenus |
De la visite à la demande : une liste conforme, un garant séparé
Une demande par candidat, après la visite
Le référentiel de la CNIL sur la gestion locative distingue deux temps. Au stade de la recherche, seules l'identité, les coordonnées et les critères de recherche sont pertinents. Les justificatifs de solvabilité interviennent ensuite, quand le candidat se positionne sur un bien. Ouvrir une demande par candidat à ce moment-là permet de suivre chaque dossier séparément, et de traiter les colocataires comme des candidats à part entière.
Une liste limitée au décret
La liste de pièces envoyée doit s'en tenir au décret n° 2015-1437 sur les pièces justificatives du dossier locataire. Une liste type « au cas où » qui ajoute des relevés bancaires ou une attestation de bonne tenue de compte expose l'agence à une amende administrative pouvant atteindre 15 000 € pour une personne morale. La CNIL recommande aussi de joindre à la liste une politique de confidentialité reprenant les informations exigées par le RGPD.
Un lien séparé pour le garant
Faire passer les pièces du garant par le candidat ralentit le dossier et prive le garant de toute information sur le traitement de ses données, que la CNIL demande de lui fournir dans un délai d'un mois. Un lien distinct règle les deux problèmes. Les pièces exigibles du garant, et le cas de Visale, sont détaillés dans notre guide sur les documents à demander au garant d'une location.
Dossier locataire en ligne plutôt que par email
L'email reste le canal le plus courant, et le moins adapté : pièces jointes trop lourdes, documents dispersés dans plusieurs fils, copies conservées dans chaque boîte de réception. Nous détaillons ces limites dans notre article sur la demande de documents par email. Le référentiel de la CNIL recommande de prévoir un canal sécurisé pour le dépôt des dossiers des candidats, par exemple un formulaire en HTTPS. Un dossier locataire en ligne, déposé dans un espace unique, simplifie aussi la suppression ultérieure : il n'y a qu'un endroit à purger.
Les candidats qui disposent déjà d'un dossier constitué sur DossierFacile, le service public de dossier de location, peuvent vous le transmettre : c'est un bon point de départ, à rattacher à la candidature.
Contrôler à réception et relancer sans y passer la journée
Chaque pièce se contrôle au moment où elle arrive, pas la veille de la décision : est-ce la bonne pièce, sur la bonne période (trois derniers bulletins, dernier avis d'imposition), lisible et complète ? Les montants sont-ils cohérents entre bulletins et avis d'imposition ? Nos conseils pour repérer un faux dossier locataire complètent ce premier contrôle.
Les relances doivent ensuite porter sur les seules pièces manquantes, avec un ton neutre et une échéance claire. Relancer « votre dossier est incomplet » sans préciser quoi fait perdre un aller-retour. Nos modèles d'email de relance de pièces manquantes peuvent servir de base.
Gérer les candidatures locataires : comparer, répondre, supprimer
Comparer les seuls dossiers complets
Comparer un dossier complet à un dossier à moitié reçu fausse la décision. Attendez que les candidatures soient complètes, appliquez la même grille à toutes (taux d'effort, stabilité des revenus, garantie) et notez les critères retenus. La loi du 6 juillet 1989 interdit de refuser une location pour un motif discriminatoire : une grille identique et documentée en est la meilleure preuve. Lorsque le choix est confié à l'agence, la CNIL indique que le propriétaire ne devrait en principe recevoir que les dossiers présélectionnés, pas l'ensemble des candidatures.
Répondre aux candidats non retenus
Une réponse courte et rapide aux candidats non retenus leur permet de se tourner vers d'autres biens. C'est aussi le moment de leur indiquer ce que deviennent leurs pièces. Si vous souhaitez garder un dossier pour proposer un autre bien au candidat, demandez-lui son accord plutôt que de conserver ses justificatifs par défaut : un candidat intéressé redéposera volontiers un dossier à jour. Enfin, gardez une trace de la date de décision et des critères appliqués, sans conserver pour autant les pièces elles-mêmes : c'est ce qui permet de répondre à une réclamation sans garder plus de données que nécessaire.
Supprimer les dossiers non retenus
Pour les données collectées lors de l'appréciation de la solvabilité, le référentiel de la CNIL considère qu'une conservation de trois mois en base active est en principe adéquate. Au-delà, les pièces des candidats non retenus doivent être supprimées, sauf obligation légale ou besoin de preuve dûment justifié. Les pièces transmises au-delà de ce que prévoit le décret doivent, elles, être supprimées ou rendues au candidat. Notre guide sur le RGPD appliqué aux documents clients détaille ces principes.
La collecte des dossiers locataires avec Plyq
Le logiciel dossier locataire Plyq reprend ce déroulé :
- Une demande par candidat, créée depuis le modèle « dossier locataire », avec un volet garant activable.
- Un lien de dépôt unique pour chaque candidat et chaque garant, sans création de compte, utilisable depuis un téléphone.
- Une vérification par IA au dépôt : la pièce est-elle la bonne, sur la bonne période ? C'est une aide, vous validez ou rejetez chaque pièce avec un motif. Elle ne détecte pas les faux documents.
- Des relances automatiques des seules pièces manquantes, à un rythme souple, standard ou soutenu, arrêtées dès réception.
- La signature électronique intégrée pour finaliser le dossier.
- Une durée de rétention choisie, puis une purge automatique ; ou un mode zéro-stockage qui envoie les pièces vers Google Drive, OneDrive ou SharePoint. Hébergement en Europe (Francfort).
Questions fréquentes
Comment organiser la collecte des dossiers locataires en agence ?
Ouvrez une demande par candidat dès la visite, avec la liste des pièces autorisées par le décret n° 2015-1437 et un lien distinct pour chaque garant. Faites déposer les pièces en ligne, contrôlez-les à réception, relancez seulement ce qui manque, puis comparez les dossiers complets avant de répondre à tous les candidats.
Peut-on demander un dossier locataire avant la visite ?
Le référentiel de la CNIL sur la gestion locative distingue la recherche de logement, où seules l'identité, les coordonnées et les critères de recherche sont pertinentes, de l'appréciation de la solvabilité, qui intervient après la visite. Demander les justificatifs de revenus avant la visite n'est donc pas recommandé.
Combien de temps garder le dossier d'un candidat locataire non retenu ?
Le référentiel de la CNIL considère qu'une durée de trois mois en base active est en principe adéquate pour les données collectées lors de l'appréciation de la solvabilité. Au-delà, les pièces des candidats non retenus doivent être supprimées, sauf obligation légale ou besoin de preuve justifié.
Un dossier locataire en ligne est-il plus sûr qu'un envoi par email ?
Un dépôt en ligne sécurisé évite que les pièces restent dans plusieurs boîtes de messagerie et facilite leur suppression. Le référentiel de la CNIL recommande d'ailleurs de prévoir un canal sécurisé pour le dépôt des dossiers des candidats, par exemple un formulaire de dépôt en HTTPS.
Le bailleur peut-il recevoir tous les dossiers des candidats ?
Selon le référentiel de la CNIL, lorsque le choix du locataire est confié à l'agence, le propriétaire ne devrait en principe pas recevoir l'ensemble des dossiers. Il peut en revanche obtenir ceux des candidats présélectionnés pour faire le choix final.
Références : décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 ; articles 1er, 22-1 et 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 ; CNIL, référentiel relatif aux traitements de données personnelles mis en œuvre dans le cadre de la gestion locative (adopté le 6 mai 2021) ; RGPD, articles 13 et 14 ; dossierfacile.logement.gouv.fr. Cet article est une synthèse d'information, pas un conseil juridique.