Avant la relance, il y a la demande. Et c'est souvent elle qui explique les relances : une liste approximative, des pièces sans période, trois façons possibles de répondre, aucune date. Le client répond à moitié, par morceaux, et le dossier se reconstitue à partir de cinq emails différents. Une demande de documents par mail bien construite ne garantit pas un dossier complet du premier coup, mais elle retire la plupart des raisons de ne pas l'être.
Ce guide couvre cette première demande. Pour la suite, quand les pièces tardent, voyez nos modèles de relance de documents manquants.
Les 6 règles d'une bonne demande de documents
- Un objet explicite. Le dossier concerné, ce qui est attendu et, si possible, la date. « Votre dossier de location : 6 pièces à déposer avant le 12 » se retrouve en une recherche ; « Documents » se perd.
- Une liste numérotée, pièce par pièce. Pas « vos justificatifs de revenus », mais « 1. vos 3 derniers bulletins de salaire ». La numérotation permet au client de cocher, et à vous de dire « il manque la 4 ».
- Le format et la période attendus.« Dernier avis d'imposition, toutes les pages », « relevés de janvier à décembre », « PDF ou photo lisible ». Une pièce sans période revient presque toujours dans la mauvaise version.
- Une date souhaitée, avec sa raison. « Avant le 12, pour un passage en commission le 15 » donne un repère et un sens. Sans date, la demande passe derrière tout le reste.
- Un seul point de dépôt. Si une partie arrive par email, une autre par messagerie et une troisième en main propre, personne ne sait ce qui manque. Indiquez un seul endroit, idéalement un lien qui affiche la liste des pièces.
- Pas de pièce d'identité ni de RIB en pièce jointe d'email. Ces documents restent ensuite copiés dans les boîtes de réception, les transferts et les sauvegardes, sans durée de conservation maîtrisée. Proposez un dépôt sécurisé ; les enjeux sont détaillés dans notre guide documents clients et RGPD.
Un dernier conseil de forme : demandez tout en une fois. Une demande d'envoi de documents par mail qui se complète au fil de l'eau (« ah, et il me faudrait aussi ») use la patience du client plus sûrement qu'une liste longue mais complète.
Modèle 1 : la demande générique à un nouveau client
Nouveau client · première demande
Objet : Ouverture de votre dossier : {nombre} documents à transmettre
Bonjour {Prénom},
Merci pour votre confiance. Pour ouvrir votre dossier {objet du dossier}, nous avons besoin des documents suivants :
1. {pièce 1, format et période}
2. {pièce 2, format et période}
3. {pièce 3, format et période}
Vous pouvez les déposer au même endroit, depuis votre ordinateur ou votre téléphone, sans créer de compte : {lien de dépôt}
L'idéal serait de les recevoir avant le {date}, afin de {enjeu}. Si l'un de ces documents vous pose question, répondez simplement à ce message.
Bonne journée,
{Signature}
Modèle 2 : le dossier locataire à un candidat
Gestion locative · candidat locataire
Objet : Votre candidature pour le {adresse du logement} : pièces à déposer
Bonjour {Prénom},
Suite à votre visite du {date}, nous vous remercions pour votre intérêt. Pour étudier votre candidature, merci de nous transmettre :
1. une pièce d'identité en cours de validité
2. un justificatif de domicile (3 dernières quittances de loyer ou attestation d'hébergement)
3. vos 3 derniers bulletins de salaire
4. votre contrat de travail ou une attestation de l'employeur
5. votre dernier avis d'imposition, toutes les pages
Pour des raisons de sécurité, merci de ne pas envoyer ces documents en pièce jointe : déposez-les via ce lien sécurisé : {lien de dépôt}
Les dossiers complets avant le {date} seront étudiés en priorité.
{Signature}
La liste des pièces qu'un bailleur peut exiger est fixée par décret, et certaines sont interdites : voyez le détail dans les pièces justificatives du dossier locataire.
Modèle 3 : les pièces comptables du bilan
Comptabilité · préparation du bilan
Objet : Bilan {exercice} : les pièces à nous transmettre avant le {date}
Bonjour {Prénom},
L'exercice {exercice} se clôture le {date de clôture}. Pour préparer votre bilan dans de bonnes conditions, voici les pièces dont nous avons besoin :
1. relevés bancaires de tous vos comptes professionnels, du {début} au {fin}
2. factures de ventes et d'achats non encore transmises
3. état des stocks au {date de clôture}
4. tableaux d'emprunts et échéanciers à jour
5. contrats signés ou modifiés pendant l'exercice
Tout se dépose au même endroit : {lien de dépôt}. Une pièce qui n'existe pas chez vous (pas de stock, pas d'emprunt) ? Indiquez-le simplement, cela nous évite de la réclamer.
Un retour avant le {date} nous permet de tenir les délais de dépôt.
{Signature}
Modèle 4 : les documents d'embauche à un futur salarié
RH · avant le premier jour
Objet : Votre arrivée le {date} : documents pour votre dossier salarié
Bonjour {Prénom},
Nous sommes ravis de vous accueillir le {date}. Pour préparer votre dossier administratif, merci de nous transmettre :
1. une pièce d'identité ou un titre de séjour autorisant à travailler
2. votre attestation de sécurité sociale
3. un RIB à votre nom
4. {diplôme ou habilitation exigé pour le poste, le cas échéant}
Ces documents sont personnels : merci de les déposer via ce lien sécurisé plutôt que par email : {lien de dépôt}
Un retour avant le {date} nous permet de tout finaliser avant votre arrivée.
{Signature}
Ce qu'un employeur peut demander, et ce qu'il ne peut pas, est détaillé dans la liste des documents d'embauche et ses limites RGPD.
Modèle 5 : les pièces d'un dossier de prêt
Courtage · dossier emprunteur
Objet : Votre projet de financement : pièces pour constituer le dossier
Bonjour {Prénom},
Pour présenter votre projet aux banques, nous devons constituer un dossier complet. Voici les pièces attendues pour chaque emprunteur :
1. pièce d'identité en cours de validité
2. justificatif de domicile de moins de 3 mois
3. 3 derniers bulletins de salaire
4. 2 derniers avis d'imposition, toutes les pages
5. 3 derniers relevés de tous vos comptes bancaires
6. {compromis de vente ou description du projet}
Chaque emprunteur peut déposer ses pièces ici, depuis son téléphone : {lien de dépôt}
Plus le dossier est complet tôt, plus vite nous pouvons solliciter les banques. Un retour avant le {date} serait idéal.
{Signature}
Modèle 6 : la demande au garant ou à un tiers
Tiers au dossier · garant, co-emprunteur, employeur
Objet : Dossier de {Prénom du client} : vos documents en tant que {rôle}
Bonjour {Prénom du tiers},
{Prénom du client} vous a désigné comme {garant / co-emprunteur} dans son dossier {objet du dossier}. Pour que ce dossier puisse être étudié, nous avons besoin des pièces suivantes vous concernant :
1. {pièce 1}
2. {pièce 2}
3. {pièce 3}
Vous disposez de votre propre lien de dépôt, distinct de celui de {Prénom du client} : {lien de dépôt}. Vos documents ne sont visibles que par nous.
Merci de les transmettre avant le {date}. Pour toute question : {téléphone}.
{Signature}
Le tiers n'a pas d'intérêt direct au dossier : présentez-vous, rappelez qui l'a désigné et pourquoi sa réponse compte. Un lien séparé évite aussi au client de jouer les intermédiaires pour des documents qui ne le regardent pas.
Quand la demande par mail ne suffit plus
Ces modèles fonctionnent pour quelques dossiers. Au-delà, la difficulté n'est plus la rédaction mais le suivi : savoir ce qui est arrivé, sur quel canal, dans quelle version, et qui relancer pour quoi.
C'est ce que prend en charge le logiciel de collecte de documents Plyq. Vous créez la demande depuis un template métier, votre client reçoit un lien de dépôt unique, sans création de compte, utilisable depuis son téléphone. À chaque dépôt, une vérification par IA indique si la pièce est la bonne et couvre la bonne période ; vous gardez la main pour valider ou rejeter avec un motif. Les relances partent toutes seules au rythme choisi (souple, standard ou soutenu), ne portent que sur les pièces encore manquantes et s'arrêtent dès réception. Les documents sont hébergés en Europe, à Francfort, puis purgés automatiquement à la fin de la durée de rétention, ou envoyés directement dans votre Google Drive, OneDrive ou SharePoint en mode zéro-stockage.
Questions fréquentes
Comment faire une demande de document par mail ?
Un objet qui nomme le dossier et l'action attendue, une phrase de contexte, la liste numérotée des pièces avec leur format et leur période, une date souhaitée et un seul endroit où déposer. Terminez par un contact en cas de difficulté. Les six modèles de ce guide suivent ce plan.
Quel objet mettre dans un email de demande de pièces justificatives ?
Un objet qui dit de quel dossier il s'agit et ce qui est attendu, par exemple « Votre dossier de location : 6 pièces à déposer avant le 12 ». Évitez les objets vagues comme « Documents » ou « Suite à notre échange », qui se perdent dans une boîte de réception.
Peut-on demander une pièce d'identité ou un RIB par email ?
On peut les demander, mais il vaut mieux ne pas les faire circuler en pièce jointe d'email : le message reste copié dans plusieurs boîtes, parfois transféré, sans contrôle de durée de conservation. Un lien de dépôt sécurisé, avec une purge automatique à la fin du dossier, répond mieux aux exigences du RGPD.
Quel délai donner pour l'envoi des documents ?
Une date précise plutôt qu'un délai abstrait, et une date réaliste par rapport aux pièces demandées : quelques jours suffisent pour un justificatif de domicile, un avis d'imposition ou un relevé à télécharger peut demander plus. Si une échéance existe (commission, banque, clôture), dites-la.
Que faire si le client ne répond pas à la demande ?
Passer à la relance, avec un rythme fixe et la liste des seules pièces encore manquantes. Notre guide des relances propose cinq modèles d'emails, un SMS et une lettre pour cette étape.