Constituer un dossier locataire, c'est marcher sur une ligne de crête : il faut suffisamment de pièces pour évaluer sérieusement une candidature, mais la loi encadre strictement ce qu'un bailleur ou une agence a le droit d'exiger. La référence est le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, pris en application de l'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 (modifié par la loi ALUR) : il fixe la liste limitativedes pièces justificatives exigibles du candidat locataire et de sa caution. Limitative signifie que tout ce qui n'y figure pas est, par construction, interdit.
Ce guide reprend la liste des pièces justificatives pour une location, côté candidat et côté garant, puis les documents qu'il est interdit de demander, avec un tableau récapitulatif à garder sous la main.
Décret n° 2015-1437 : la liste des pièces du dossier locataire
Le décret organise les pièces en quatre familles. Dans chacune, vous pouvez demander une ou plusieurs pièces parmi celles listées, pas toutes à la fois. Pour l'identité et le domicile, le texte prévoit une seule pièce.
1. Une pièce d'identité
- Carte nationale d'identité ou passeport (français ou étranger), avec photographie et signature
- Permis de conduire français ou étranger
- Titre de séjour en cours de validité
2. Une pièce justifiant le domicile actuel
- Les trois dernières quittances de loyer (ou attestation du précédent bailleur)
- Attestation d'hébergement, pour un candidat hébergé chez un tiers
- Attestation d'élection de domicile
- Titre de propriété de la résidence principale ou dernier avis de taxe foncière
3. Un ou plusieurs justificatifs de situation professionnelle
- Contrat de travail ou de stage, ou attestation de l'employeur précisant l'emploi, la rémunération et la date d'entrée en fonctions
- Carte d'étudiant ou certificat de scolarité pour l'année en cours
- Extrait K-bis de moins de trois mois, carte professionnelle ou toute pièce attestant l'activité pour les indépendants
4. Un ou plusieurs justificatifs de ressources
- Les trois derniers bulletins de salaire
- Le dernier ou avant-dernier avis d'imposition (ou de non-imposition)
- Les deux derniers bilans pour les indépendants, ou attestation de ressources de l'expert-comptable
- Justificatifs de prestations sociales, pensions, bourses ou revenus fonciers
- Simulation d'aide au logement (CAF ou MSA)
Copies, originaux et traduction
Le candidat peut transmettre des copies. Elles doivent être rédigées ou traduites en français, et les montants convertis en euros. Le décret précise aussi que les originaux doivent pouvoir être présentésà la demande du bailleur : c'est un levier utile si une pièce vous semble douteuse.
Documents du garant pour une location : ce que vous pouvez demander
Le décret prévoit une liste propre à la caution. Les documents demandés au garant dépendent de sa nature.
Caution personne physique
- Identité : carte d'identité, passeport, permis de conduire ou titre de séjour
- Domicile (une seule pièce) : dernière quittance de loyer, facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de trois mois, attestation d'assurance logement de moins de trois mois, titre de propriété ou dernier avis de taxe foncière
- Activité professionnelle : mêmes justificatifs que pour le candidat (contrat de travail, attestation employeur, K-bis, carte professionnelle)
- Ressources : dernier ou avant-dernier avis d'imposition, trois derniers bulletins de salaire, bilans, pensions, revenus fonciers
Caution personne morale
- Extrait K-bis de moins de trois mois, ou statuts et pièce attestant l'existence légale de la personne morale
- Justificatif d'identité du représentant de la personne morale
Garantie Visale
Lorsque le candidat bénéficie de la garantie Visale d'Action Logement, le justificatif à demander est le visadélivré par l'organisme : pas de dossier de garant personne physique en plus.
Un point souvent oublié : l'engagement de caution se recueille en plus du dossier. L'acte de cautionnement doit notamment reprendre le montant du loyer et ses conditions de révision, et comporter la mention par laquelle la caution exprime elle-même la nature et l'étendue de son engagement (article 2297 du Code civil). Il peut être signé électroniquement. Service-public.fr propose un modèle à jour.
Pièces interdites dans un dossier de location
L'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 interdit expressément une série de documents, et le caractère limitatif du décret exclut tout le reste. Parmi les pièces interdites :
- Relevés de compte bancaire ou postal, et attestation de bonne tenue de compte
- Photographie d'identité (hors pièce d'identité elle-même)
- Carte Vitale, dossier médical personnel, extrait de casier judiciaire
- Jugement de divorce (hors la partie prononçant le divorce), contrat de mariage, certificat de concubinage, copie du livret de famille
- Attestation d'absence de crédit en cours, autorisation de prélèvement automatique
- Plus de deux bilans pour un travailleur indépendant
- Chèque de réservation ou versement d'argent avant la signature du bail
Demander une pièce interdite expose à une amende administrative jusqu'à 3 000 € (personne physique) ou 15 000 € (personne morale). Au-delà de la sanction, certaines de ces pièces ouvrent un terrain discriminatoire : mieux vaut un process standardisé qu'une improvisation par candidature. Si un candidat vous transmet spontanément une pièce non prévue, la CNIL recommande de la supprimer ou de la lui renvoyer.
Tableau récapitulatif : autorisé ou interdit
| Famille | Autorisé (décret n° 2015-1437) | Interdit |
|---|---|---|
| Identité | Carte d'identité, passeport, permis de conduire, titre de séjour (une pièce) | Photo d'identité séparée, carte Vitale, livret de famille |
| Domicile | 3 dernières quittances, attestation d'hébergement, titre de propriété ou taxe foncière (une pièce) | Plusieurs justificatifs de domicile cumulés |
| Situation professionnelle | Contrat de travail ou de stage, attestation employeur, K-bis, carte d'étudiant | Extrait de casier judiciaire |
| Ressources | 3 derniers bulletins de salaire, dernier ou avant-dernier avis d'imposition, 2 derniers bilans, prestations | Relevés bancaires, attestation de bonne tenue de compte ou d'absence de crédit, plus de deux bilans |
| Situation personnelle | Aucune pièce prévue | Contrat de mariage, jugement de divorce (hors dispositif), certificat de concubinage, dossier médical |
| Argent | Aucune somme avant la signature du bail (le dépôt de garantie se verse à la signature) | Chèque de réservation, autorisation de prélèvement automatique |
Les pièges qui coûtent une semaine par dossier
- La pièce périmée : un avis d'imposition N-2 quand le N-1 est disponible, un titre de séjour expiré. Précisez la période attendue dans la demande.
- La page manquante : l'avis d'imposition se juge sur toutes ses pages, pas seulement la première.
- Le scan illisible : une photo de bulletin de salaire prise de nuit sur un coin de table se relance. Autant le détecter au dépôt.
- Le garant fantôme : le candidat est réactif, son garant n'a jamais reçu la liste. Donnez au garant son propre accès de dépôt.
- Le dossier en vrac par email : huit pièces jointes sur trois fils de discussion, impossible de savoir ce qui manque sans tout rouvrir.
Constituer le dossier proprement : la méthode
- Partez d'une liste conforme et nommée : chaque pièce désignée précisément (« 3 derniers bulletins de salaire », pas « justificatifs de revenus »).
- Séparez candidat et garant : deux listes, deux dépôts, un seul dossier.
- Indiquez obligatoire ou optionnel pour chaque pièce, afin que le candidat n'abandonne pas sur un document secondaire.
- Vérifiez à la réception : type de document, période, lisibilité, avant de considérer la pièce acquise.
- Relancez ce qui manque, pas ce qui est arrivé : la relance utile liste précisément les pièces absentes.
C'est exactement ce que fait le template « dossier locataire » du logiciel dossier locataire Plyq : liste alignée sur le décret, volet garant activable, dépôt sans compte depuis le téléphone et relances automatiques des pièces manquantes.
Questions fréquentes
Que dit le décret n° 2015-1437 sur le dossier locataire ?
Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe la liste limitative des pièces justificatives qu'un bailleur ou une agence peut demander au candidat locataire et à sa caution. Il les classe en quatre familles : identité, domicile, situation professionnelle et ressources. Toute pièce absente de cette liste ne peut pas être exigée.
Quels documents demander au locataire pour un dossier de location ?
Une pièce d'identité, un seul justificatif de domicile (par exemple les trois dernières quittances de loyer), un ou plusieurs justificatifs de situation professionnelle (contrat de travail, attestation employeur, K-bis) et un ou plusieurs justificatifs de ressources (trois derniers bulletins de salaire, dernier ou avant-dernier avis d'imposition). Vous choisissez dans la liste du décret, sans pouvoir aller au-delà.
Peut-on demander un relevé bancaire à un candidat locataire ?
Non. Les relevés de compte figurent parmi les documents explicitement interdits : un bailleur ou une agence ne peut jamais les exiger, ni aucune attestation de bonne tenue de compte.
Combien de bulletins de salaire peut-on demander ?
Les trois derniers bulletins de salaire du candidat (et du garant le cas échéant). En demander davantage sort du cadre fixé par le décret n° 2015-1437.
Quels documents demander au garant d'un locataire ?
Pour une caution personne physique : une pièce d'identité, un justificatif de domicile, un ou plusieurs justificatifs d'activité professionnelle et de ressources. Pour une caution personne morale : un extrait K-bis de moins de trois mois (ou une pièce équivalente) et la pièce d'identité de son représentant. Avec la garantie Visale, c'est le visa délivré par Action Logement qui sert de justificatif.
Le bailleur peut-il exiger les originaux des pièces justificatives ?
Le candidat peut fournir des copies, mais le décret prévoit que les originaux doivent pouvoir être présentés à la demande du bailleur. Les pièces sont rédigées ou traduites en français, et les montants convertis en euros.
Que risque-t-on à demander une pièce interdite ?
Une amende administrative pouvant atteindre 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale, prononcée par le préfet. Sans compter le risque d'image et le terrain discriminatoire de certaines pièces.
Références : décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 ; article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 ; article 2297 du Code civil ; fiche « Location d'un bien immobilier : quels justificatifs peut-on demander aux candidats ? » de la CNIL ; fiche F1169 de service-public.gouv.fr. Cet article est une synthèse d'information, pas un conseil juridique.