Le dossier du personnel est l'un de ces objets que toute entreprise possède sans que la loi le définisse vraiment. Il rassemble les documents d'un salarié depuis son embauche jusqu'à son départ, et c'est lui qu'on ouvre lors d'un contrôle, d'un litige ou d'une demande d'accès. La vraie question n'est donc pas « faut-il un dossier », mais « que garder, combien de temps, et qui y a accès ».
Dossier du personnel : une obligation légale ?
Pour les employeurs de droit privé, aucun article du Code du travail n'impose de constituer un dossier du personnel sous cette forme. Les agents publics relèvent d'un régime différent, avec un dossier individuel réglementé, que cet article ne traite pas. Ce que la loi impose aux entreprises, ce sont des obligations précises :
- tenir le registre unique du personnel, où chaque salarié est inscrit dans l'ordre des embauches, avec, pour un travailleur étranger, le type et le numéro du titre valant autorisation de travail, dont une copie est annexée au registre ;
- conserver les bulletins de paie, les pièces justificatives des cotisations et les décomptes de la durée du travail pendant des durées fixées par les textes ;
- pouvoir présenter ces documents à l'inspection du travail ou à l'Urssaf lors d'un contrôle ;
- respecter le RGPD pour toutes les données personnelles du salarié.
Le dossier du personnel est donc un outil d'organisation au service de ces obligations, pas une fin en soi. C'est aussi votre meilleure preuve en cas de contentieux.
Le contenu d'un dossier du personnel en pratique
Le contenu se construit au fil de la relation de travail. Il commence avec les documents à fournir pour une embaucheet s'enrichit ensuite :
- Embauche : copie de la pièce d'identité ou du titre de séjour, numéro de sécurité sociale, RIB, justificatif de domicile, diplômes et habilitations exigés par le poste, accusé de réception de la DPAE.
- Contrat : contrat de travail, avenants, informations écrites sur la relation de travail, fiche de poste.
- Vie du contrat : éléments de rémunération, congés et absences, comptes rendus d'entretiens professionnels, formations suivies, sanctions disciplinaires éventuelles.
- Fin de contrat : lettre de démission ou de licenciement, rupture conventionnelle, certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, attestation destinée à France Travail.
Ce qui n'y a pas sa place : les données de santé (le dossier médical en santé au travail est tenu par le service de prévention et de santé au travail, pas par l'employeur), les opinions, la religion, l'appartenance syndicale, ou tout élément sans lien avec l'emploi.
Durée de conservation des documents RH : le tableau
Les durées ci-dessous sont celles indiquées par service-public.gouv.fr et par le référentiel de la CNIL sur les durées de conservation en gestion des ressources humaines, publié en avril 2026. Elles sont des minimums liés à des obligations ou à des délais de prescription : au-delà, la conservation doit être justifiée.
| Document | Durée de conservation | Point de départ ou précision |
|---|---|---|
| Double des bulletins de paie | 5 ans | En version électronique, disponibilité garantie 50 ans ou jusqu'à l'âge de la retraite du salarié augmenté de 6 ans |
| Mentions du registre unique du personnel | 5 ans | À compter du départ du salarié |
| Documents relatifs au contrat, aux salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte | 5 ans | Selon service-public.gouv.fr |
| Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans selon service-public.gouv.fr, 6 ans pour les pièces justificatives des cotisations | L'article L. 243-16 du code de la sécurité sociale fixe 6 ans à compter de leur établissement ou réception : retenez 6 ans |
| Décompte de la durée du travail | 1 an | 3 ans pour les salariés en convention de forfait (référentiel CNIL) |
| Déclarations d'accidents du travail | 5 ans | À compter de la déclaration |
| Copie du titre de travail d'un salarié étranger | Annexée au registre unique du personnel | Suit la conservation du registre |
| Dossier d'un candidat non retenu (vivier) | 2 ans maximum | Après le dernier contact, sauf opposition du candidat (recommandation CNIL) |
| Pièces d'un dossier disciplinaire ou prud'homal | Durée du litige | Puis jusqu'à épuisement des voies de recours |
Les documents salariés à conserver ne le sont pas « par principe » : pour les pièces qui ne relèvent d'aucune de ces lignes, comme la copie de la pièce d'identité une fois l'identité vérifiée, gardez-les seulement le temps nécessaire à l'objectif qui a justifié leur collecte.
Ce que le RGPD impose au dossier salarié
La CNIL a publié un référentiel relatif à la gestion du personnel et, en 2026, un référentiel dédié aux durées de conservation des données RH. Ce dernier relève du droit souple : il n'est pas obligatoire en lui-même, mais il reprend des durées légales qui, elles, s'imposent. Trois principes en ressortent.
- Une durée limitée : le dossier reste en base active pendant la relation de travail. Après le départ, il ne passe en archivage intermédiaire que si une obligation légale ou un besoin de preuve le justifie, et dans la limite du délai de prescription applicable.
- Un accès restreint : seules les personnes habilitées (service RH, et le manager pour ce dont il a besoin) consultent le dossier. Les archives doivent être séparées de la base active, physiquement ou par des habilitations distinctes.
- Le droit d'accès du salarié : il peut demander communication des données qui le concernent et en obtenir une copie. La réponse est due dans un délai d'un mois, prolongeable dans certains cas.
Pour les principes généraux appliqués à la collecte de pièces, voir notre guide sur le RGPD et la collecte de documents.
Archivage et purge : mettre les durées en pratique
Un tableau de durées ne sert à rien s'il n'est pas appliqué. Les pratiques qui fonctionnent :
- Classer par type de document, pas seulement par salarié : chaque type porte sa durée et son point de départ.
- Dater le départ du salarié dans le dossier, puisque plusieurs durées courent à partir de cette date.
- Séparer l'archive de la base active, avec un accès réservé.
- Purger à échéance et garder une trace de la suppression, plutôt que de compter sur un nettoyage annuel qui n'arrive jamais.
- Sortir les pièces des boîtes mail : un document reçu en pièce jointe ne se purge pas, et l'on ne sait pas qui y a accédé. Notre article sur la demande de documents par mail détaille ce problème.
Constituer le dossier proprement dès l'embauche
La plupart des dossiers mal tenus le sont dès le départ : pièces éparpillées entre plusieurs boîtes de réception, versions multiples, aucune date de purge. Notre checklist onboarding RH de J-15 à J+90situe chaque pièce dans le calendrier d'arrivée.
Pour la collecte elle-même, l'onboarding administratif avec Plyqpropose un template « onboarding salarié » : un lien de dépôt unique, ouvert sans compte depuis un téléphone, des relances automatiques des seules pièces manquantes, et une vérification par IA au dépôt (la bonne pièce, sur la bonne période) que vous validez ou rejetez avec un motif ; l'IA ne détecte pas les faux. Vous choisissez la durée de rétention et la purge est automatique, ou les documents partent directement vers Google Drive, OneDrive ou SharePoint sans rester chez nous. L'hébergement est en Europe (Francfort). Plyq n'est ni un SIRH ni un logiciel de paie : il alimente le dossier, il ne le remplace pas.
Questions fréquentes
Le dossier du personnel est-il une obligation légale ?
Dans le secteur privé, le Code du travail n'impose pas de tenir un dossier du personnel en tant que tel. Il impose en revanche de tenir le registre unique du personnel et de conserver un certain nombre de documents (bulletins de paie, pièces justificatives des cotisations, décomptes de la durée du travail) pendant des durées fixées par les textes. Le dossier du personnel est la façon pratique de les réunir.
Combien de temps conserver le dossier d'un salarié après son départ ?
Il n'existe pas une durée unique : chaque document a la sienne. Les mentions du registre unique du personnel se conservent 5 ans après le départ, les documents relatifs au contrat, aux salaires et au solde de tout compte 5 ans, les pièces justificatives des cotisations sociales 6 ans selon le code de la sécurité sociale. Le référentiel CNIL de 2026 recommande de conserver le dossier en base active pendant la relation de travail, puis en archivage intermédiaire seulement si une obligation ou un besoin de preuve le justifie.
Quelle est la durée de conservation des bulletins de paie ?
L'employeur conserve un double des bulletins de paie pendant 5 ans. S'il les émet sous forme électronique, il doit en garantir la disponibilité pendant 50 ans ou jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de la retraite augmenté de 6 ans.
Un salarié peut-il consulter son dossier du personnel ?
Oui. Au titre du RGPD, le salarié dispose d'un droit d'accès aux données personnelles que l'employeur détient sur lui, et peut en obtenir une copie. L'employeur doit répondre dans un délai d'un mois, prolongeable dans certains cas.
Que contient un dossier du personnel ?
En pratique : les pièces d'embauche (identité, numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires, diplômes exigés par le poste), le contrat et ses avenants, les éléments de rémunération, les absences et congés, les entretiens professionnels, les éventuelles sanctions et les documents de fin de contrat. Les données de santé n'y ont pas leur place : elles relèvent du service de prévention et de santé au travail.
Références : service-public.gouv.fr, « Durée de conservation des documents » (F10029) ; CNIL, référentiel sur les durées de conservation en gestion des ressources humaines (avril 2026) et référentiel relatif à la gestion du personnel ; Code du travail, articles R. 1221-26, D. 1221-24, L. 3243-4 et D. 3243-8 ; code de la sécurité sociale, article L. 243-16 ; RGPD, article 15. Cet article est une synthèse d'information, pas un conseil juridique.