La durée de conservation des documents clients est la question que tout professionnel finit par se poser : faut-il garder ce RIB, cette pièce d'identité, ce bulletin de salaire ? Pendant combien de temps ? La réponse dépend du document, de votre métier et de la raison pour laquelle vous l'avez collecté. Ce guide rassemble les durées les plus courantes, avec pour chacune le texte ou la recommandation qui la fonde, puis la méthode pour les appliquer sans y passer vos journées.
Le principe RGPD : trois temps, pas un stockage illimité
L'article 5 du RGPD pose le principe de limitation de la conservation : les données ne sont gardées sous une forme identifiante que le temps nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées. La CNIL décrit le cycle de vie d'une donnée en trois temps.
- La base active: le temps du traitement du dossier (instruction d'une candidature, exécution d'un contrat, mission comptable). Les documents sont accessibles aux personnes qui en ont besoin.
- L'archivage intermédiaire: uniquement si une obligation légale l'impose (comptable, fiscale, sociale, anti-blanchiment) ou pour se constituer une preuve en cas de contentieux, dans la limite de la prescription. L'accès est alors restreint à quelques personnes habilitées.
- La suppression(ou l'anonymisation irréversible) : à l'échéance, les documents disparaissent, de l'outil comme des copies.
C'est au professionnel, responsable du traitement, de fixer ces durées en amont et de les indiquer au client. Les règles RGPD applicables aux documents clients détaillent les autres obligations (minimisation, information, sécurité).
Tableau des durées de conservation des documents, par métier
Les durées ci-dessous sont celles fixées par les textes ou recommandées par la CNIL. Les durées légales sont des minimums d'archivage ; les durées CNIL sont des repères considérés comme adéquats, que vous pouvez adapter si vous le justifiez.
| Métier ou contexte | Document | Durée | Source |
|---|---|---|---|
| Toute entreprise commerçante | Livres comptables et pièces justificatives | 10 ans à compter de la clôture de l'exercice | Code de commerce, art. L123-22 |
| Toute entreprise | Documents soumis au contrôle fiscal | 6 ans à compter de la dernière opération ou de l'établissement du document | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Relations commerciales | Contrats et correspondance commerciale | 5 ans | Code de commerce, art. L110-4 (service-public.gouv.fr) |
| Professions assujetties à la lutte contre le blanchiment (immobilier, expertise comptable, finance, notamment) | Documents d'identification du client et mesures de vigilance | 5 ans à compter de la clôture du compte ou de la fin de la relation d'affaires | Code monétaire et financier, art. L561-12 |
| Immobilier, location | Pièces de solvabilité d'un candidat locataire | 3 mois en base active | Référentiel CNIL gestion locative (2021) |
| Immobilier, location | Dossier du locataire retenu | Durée du bail jusqu'à la clôture des comptes, puis archivage de 3 ans (gestion directe) ou 5 ans (gestion déléguée) | Référentiel CNIL gestion locative (2021) |
| Employeur | Double des bulletins de paie | 5 ans | Code du travail, art. L3243-4 |
| Employeur | Registre unique du personnel | 5 ans à compter du départ du salarié | Code du travail, art. R1221-26 |
| Recrutement | Dossier d'un candidat à l'emploi non retenu | 2 ans après le dernier contact, si le candidat en est informé | CNIL |
| Toute entreprise | Données de prospects | 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact du prospect | Référentiel CNIL gestion des activités commerciales |
Pour le détail des pièces concernées, voir la checklist des pièces comptables du bilan, la liste des pièces justificatives d'un dossier locataire et les documents à l'embauche.
Combien de temps conserver les documents d'un client : les cas qui piègent
- Une même pièce, plusieurs durées.La pièce d'identité collectée par une agence immobilière pour un candidat écarté se purge vite ; la même pièce dans un dossier de vigilance anti-blanchiment se garde 5 ans après la fin de la relation. C'est la finalité qui fixe la durée, pas le type de fichier.
- Les pièces superflues.Un document que vous n'aviez pas à demander n'a aucune durée de conservation légitime : la CNIL recommande de le supprimer ou de le rendre au candidat.
- Les copies dans les emails.Archiver proprement le dossier ne sert à rien si la même pièce dort dans trois boîtes mail. C'est l'une des raisons de ne pas envoyer une pièce d'identité par mail.
- Le point de départ.« 5 ans » ne veut rien dire sans point de départ : clôture de l'exercice, fin de la relation, départ du salarié, dernier contact. Notez-le pour chaque type de dossier.
Archivage des documents clients : l'appliquer concrètement
1. Une durée par type de dossier
Partez de vos types de dossiers réels (candidature locative, dossier de prêt, embauche, mission comptable annuelle) et associez à chacun une durée en base active, une éventuelle durée d'archivage intermédiaire et leur point de départ. Ce tableau interne alimente votre registre des traitements et l'information donnée aux clients.
2. Une purge automatique
Une politique de conservation qui repose sur un grand ménage annuel n'est jamais appliquée. La durée doit être portée par l'outil qui stocke les documents : à l'échéance, les fichiers sont supprimés sans intervention humaine. Pour les documents en archivage intermédiaire, l'accès est réduit aux seules personnes habilitées.
3. Une preuve de suppression
En cas de contrôle ou de demande d'effacement, vous devez pouvoir montrer ce qui a été supprimé et quand. Un journal d'activité qui trace la purge vaut mieux que toute déclaration de principe.
Comment Plyq gère la durée de conservation
Dans Plyq, notre logiciel de collecte de documents, vous choisissez la durée de rétention ; à l'échéance, la purge est automatique. Chaque action est tracée dans un journal d'activité, les fichiers sont chiffrés en transit et au repos et hébergés en Europe (Francfort). Vos clients déposent leurs pièces sur un lien unique, sans compte, depuis leur téléphone : aucune copie ne se disperse dans les boîtes mail. Et si vos archives doivent vivre chez vous, le mode zéro-stockage envoie les fichiers directement dans votre Google Drive, OneDrive ou SharePoint, où s'appliquent vos propres règles d'archivage.
Questions fréquentes
Quelle est la durée de conservation des documents clients ?
Il n'existe pas de durée unique. Le RGPD impose de conserver les données le temps nécessaire à la finalité, puis seulement si une obligation légale l'exige. Les pièces comptables se gardent 10 ans, les documents fiscaux 6 ans, les dossiers de vigilance anti-blanchiment 5 ans après la fin de la relation.
Combien de temps conserver les documents d'un client après la fin du contrat ?
Le temps de la prescription ou de l'obligation légale applicable à chaque document, en archivage intermédiaire à accès restreint. Pour un mandat de gestion locative, la CNIL estime par exemple adéquat un archivage de 5 ans après la fin du bail en gestion déléguée.
Combien de temps garder le dossier d'un candidat locataire non retenu ?
Le référentiel CNIL sur la gestion locative estime qu'une durée de 3 mois en base active est en principe adéquate pour les données collectées lors de l'appréciation de la solvabilité des candidats.
Quelle est la durée de conservation RGPD d'un fichier de prospects ?
Selon la CNIL, 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact émanant du prospect. Une simple ouverture d'email ne compte pas comme un contact.
Que faire des documents à l'échéance ?
Les supprimer effectivement, partout où ils existent (outil, boîtes mail, copies locales), ou les anonymiser de façon irréversible. Garder une trace de la suppression permet de prouver la conformité en cas de contrôle.
Références : RGPD, article 5 ; Code de commerce, articles L123-22 et L110-4 ; Livre des procédures fiscales, article L102 B ; Code monétaire et financier, article L561-12 ; Code du travail, articles L3243-4 et R1221-26 ; CNIL, référentiel relatif à la gestion locative (2021), référentiel relatif à la gestion des activités commerciales, réponse « Recrutement : un employeur peut-il conserver mon dossier ? » ; entreprendre.service-public.gouv.fr, « Durée de conservation des documents ». Cet article est une synthèse d'information, pas un conseil juridique : votre DPO ou votre conseil reste la référence pour une durée précise.